WEB町長室Q、105総合公園について（平成30年1月29日受付）
印刷用ページを表示する掲載日：2018年2月21日更新
Q.245 文書の電子化とweb会議導入について
[背景]
現在地区の子どもクラブの役員をしております。
定期的に開催される役場での会合や、提出書類についての問い合わせとなります。
(1)文書の電子化について
役員活動の中で、役場へ提出する文書が複数存在します。
それらの文書は、いずれも紙ベースでの提出を要請され、どうしても物理的な移動を伴わなければならず、非常に非効率的です。
手続き上、押印が必要なものがあると言うのは理解してますが、現在は電子印鑑などの普及も進んでおります。
電子文書、電子印鑑などを導入いただくことはできないでしょうか？
出来ないのであれば、その理由を教えてください。
(2)web会議の導入について
ほぼ、前述の(1)と同じ内容なのですが、
会合出席の手段としてZoomなどのweb会議ソフトを利用する環境を構築していただけないでしょうか。
PCまたはスマートフォンとヘッドセットさえあれば環境としては整う認識です。
会議室と遠隔参加者をつなぐことは技術的ハードルも低いため、
まずは現場に参加する方、遠隔で参加する方それぞれの都合に合わせて自由に選択出来ると嬉しいです。
実現出来ない場合、出来ない理由を教えてください。
A.回答（令和6年3月25日）
ご意見いただきありがとうございます。
また、日頃から本町子どもクラブ活動にご尽力いただき、厚くお礼申し上げます。
ご意見いただきました二点につきまして、回答させていただきます。
1．文書の電子化について
事務局へ紙ベースで提出を依頼している書類は、(1)子ども会安全共済会の申込書、(2)自然体験活動の参加申込書です。
(1)子ども会安全共済会の申込書については、佐賀県子ども会連合会の規定により現状では紙ベース（記名押印）の書類となっていますので、年度初めのお忙しい時期に大変ご足労をおかけしますが、紙媒体でのご提出に協力いただきますようお願いいたします。
また、県子ども会には、今回のご意見を申し伝えます。
(2)自然体験活動の参加申込書につきましては、メールでご提出していただくことも可能でございます。
短期間での自然体験活動の参加希望者の取りまとめ等、お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
2．web会議の導入について
近年、働き方改革への対応等によりweb会議が普及しており、移動時間の削減等、効率的に情報共有ができる有効な手段だということはご意見のとおりです。
年間3回は各区長様にお集まりいただいておりましたが、web会議の導入を検討させていただきます。
ただ、スポーツ大会の対戦相手の抽選など、対面式での話し合いが必要と判断した場合はこれまで通りお集まりいただきたいと考えております。
また、事務連絡等、情報共有のみの内容はできる限りでメールでのやり取りで完結するようにし、各区会長様の負担軽減に努めてまいります。
各区の活動に加えて、町子どもクラブ連絡協議会の会議等でもお手数をおかけしますが、ご理解ご協力の程よろしくお願いいたします。